ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

 

Description du poste ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE 

MISSION DU POSTE

Sous la supervision du Responsable Opérationnel, l'assistant(e) administratif(ve) et comptable aura pour mission :

* L’accueil des interlocuteurs externes et l’appui administratif, logistique et organisationnel de l’entreprise

* La gestion administrative courante de l’entreprise

* La saisie comptable courante et le contrôle de gestion des produits et des charges relatives aux actions menées et aux frais de structure

DESCRIPTION DES MISSIONS

Accueil et intendance

* Gérer les courriers entrants et sortants et l’envoi de documents administratifs

* Être la personne référente du système d’information et de gestion

* Appuyer le Responsable opérationnel dans la mise en place des outils de reporting et de suivi administratif pour l’équipe

Missions administratives

* Rappeler les échéances des contrats de travail ;

* Établir les documents administratifs du personnel ;

* Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié ;

* Établir le planning annuel des congés ;

* Rappeler les dates des congés ;

* Superviser les passations de services ;

* Élaborer l'ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l'activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés...) ;

* Contrôler les présences et traiter les autorisations d’absences ;

* Vérifier chaque matin les présences en boutique et produire un rapport hebdomadaire des présences ;

* Archiver physiquement et électroniquement les documents administratifs ;

* Participer à l’élaboration des manuels de procédures et veiller à leurs mises en pratique (Contrôler et suivre la mise en application des procédures, faire des alertes et rappel par écrit, remonter les anomalies à la direction générale, etc.) ;

Comptabilité – Contrôle de gestion

* Faire la mise à jour mensuelle de l’état des créances des boutiques ;

* Affecter les créances aux acteurs du recouvrement en fonction de la sensibilité ;

* Suivre l’envoie des messages de relance aux clients ;

* Faire la synthèse des retours des clients ;

* Produire le rapport mensuel du recouvrement ;

* Vérifier les soldes des caisses ;

* Vérifier les opérations bancaires ;

* Signaler les anomalies ;

Autre

* Participer aux inventaires ;

* Participer au traitement des arrivages

Compétences

* Bonne communication orale ;

* Compétences rédactionnelles ;

* Maîtrise des outil bureautiques et informatiques (Word, Excel, outils Web…) ;

* Grand sens de l’organisation ;

Avoir de bonnes connaissances du digital serait un atout

Aptitudes

* Capacité de dépassement et de travail sous pression ;

* Dynamique, rigoureux(se) ;

* Curiosité et ouverture d’esprit ;

* Polyvalence, autonomie et réactivité ;

* Facilité d’adaptation et flexibilité ;

* Qualités relationnelles et sens de l’écoute dans ses rapports fonctionnels et hiérarchiques ;

* Force de proposition ;

Dossiers de candidature

Envoyez CV + Lettre de motivation + prétention salariale à altessrecrutement@gmail.com

NB : tout dossier incomplet ne sera pas traité